記入・操作イメージ
研修で持ち帰る成果物の見本
架空の問い合わせを題材にした見本です。実際の顧客情報は含みません。
01 / 業務別プロンプト
曖昧なお願いを、繰り返し使える依頼へ。
研修では、自分の業務に必要な入力・条件・出力形式を整理します。次の案件でも使い回せる、チーム共通の依頼文を持ち帰ります。
見積依頼を整理する
プロンプト
今回の仕事
問い合わせメールを、営業担当が確認しやすい一覧にする。
あなたは営業事務のアシスタントです。
次のメールから、下記の項目を整理してください。
- 製品・数量・希望納期
- 顧客の要望と、追加で確認すること
- 根拠となるメールの該当箇所
書かれていない情報は推測せず、
「要確認」としてください。
02 / 品質チェック表
良さそう、で終わらず、確認する観点を残す。
AIの出力と元の資料を見比べ、どこを確認するかを言葉にします。誰が使っても同じ観点で確かめられるチェック表をつくります。
そのまま使う前の、
品質チェック表
✓
数量が原文と一致している
確認済メール本文：20台 → 整理結果：20台
✓
要望と確約を区別している
確認済「月末希望」を、納期確約に変えていない
!
未記載の仕様を補っていない
要確認使用電圧は記載なし。担当者へ確認する
✓
参照した情報が分かる
確認済メール本文と製品仕様書の参照箇所を表示
担当者の判断
仕様の確認が終わってから、見積の作成へ進む。
03 / 実践手順書
次の担当者も、同じ流れで進められる。
入力を準備するところから、結果の確認、例外時の対応まで。研修で実践した流れを、短い手順書にまとめます。
見積準備の、
業務手順書
1入力を用意する
問い合わせ本文と参照可能な仕様書を準備
担当：営業事務2共通プロンプトで整理する
条件と不足項目を一覧にする
担当：営業事務 ＋ AI3品質チェック表で確認する
数量・仕様・納期を原文と照合
担当：営業担当者4確認結果を記録する
見積作成へ進むか、顧客へ確認するかを残す
担当：営業担当者情報が足りない時は
推測で進めず、営業担当者へ確認事項を渡す。