問い合わせ管理台帳は、「問い合わせメールを貼ると起票・分類・優先度・対応状況を台帳へ自動整形」を実務で再現するための教材です。ファイルを取得するだけで終わらず、入力、AIでの下書き、人の確認、次工程まで進められる構成にしています。

これは何か

顧客からの問い合わせを1件1行で起票し、種別・優先度・対応状況まで一元管理する台帳です。 入力欄、記入例、プルダウン、AIへ渡す指示を同じExcelに収録しています。

使う場面

問い合わせ対応・顧客管理

使い方

  1. 問い合わせが届いたら、受付日・顧客名・内容を1件1行で記入します。種別・優先度・対応状況はプルダウンから選びます。（問い合わせメールをそのままClaudeに貼り、「台帳の1行（受付日・顧客名・種別・内容）に整形して」と頼めば、下書きも作れます）
  2. 対応が進んだら対応状況を「対応中」「対応済」に更新し、担当と対応期限を埋めます。
  3. 週に1度、本日の日付を書き添えて下のプロンプトで表全体をClaudeに渡し、未対応や期限切れの問い合わせを洗い出します。

完了条件

必要行が入力され、要確認・未処理が抽出され、確認者と次の処理日が明確になっている。

人が確認すること

  • 顧客名や問い合わせ内容には個人情報や取引先の機密が含まれます。ファイルの共有範囲を限定し、社外への持ち出しに注意してください。「不具合・クレーム」で返金・賠償・法的対応が絡む案件は、Claudeの整理を下書きとして扱い、最終判断は担当部門や専門家に確認してください。
  • 記入例を実データへ置き換えた
  • 金額・日付・担当・ステータスを元資料と照合した

次にすること

Excel内の要確認項目を担当者へ渡し、解消後にマイページの工程を完了します。